Privacy

Privacy Policy

This Privacy Statement explains how KLEYR GRASSO may use, process and store your personal data.

1. How we acquire your data

KLEYR GRASSO obtains your personal data in different ways

1) Personal data provided to KLEYR GRASSO directly

We collect personal data directly from clients, prospective clients, business partners, beneficial owners, service providers, contracting parties, potential candidates and intermediaries within the framework of our activities, which include legal assistance, advice and other services.

2) Personal data obtained from third parties

KLEYR GRASSO also collects and processes personal data from publicly accessible sources such as internet, social networks or commercial registers. Furthermore KLEYR GRASSO may receive personal data from third parties as part of the services KLEYR GRASSO provides to you or in connection with legal requirements that are applicable to KLEYR GRASSO

2. Why and how we process your personal data

The present section refers to data processing executed by KLEYR GRASSO as a data controller, e.g. where KLEYR GRASSO defines the purpose of the processing and is not acting in the name and for the account of another data controller.

KLEYR GRASSO processes personal data for the purposes of providing legal services and to comply with legal and regulatory obligations. KLEYR GRASSO furthermore processes personal data for marketing purposes, to improve its website, and for social media activities.

When KLEYR GRASSO processes personal data for its legitimate business interests, it will consider and balance any potential impact on the data subject and its rights under the relevant data protection laws. Whenever KLEYR GRASSO processes personal data for these purposes the data subject has the right to object to this way of processing.

If the processing is solely based on consent, the data subject has the right to withdraw its consent. In this case KLEYR GRASSO will cease any processing (except if legal obligations applying to KLEYR GRASSO require a limited processing such as the storage of the data). The withdrawal of consent will not impact any processing executed in the past.

The following list, which is not exhaustive, provides an overview of the personal data that KLEYR GRASSO processes:

– name (including initials), address, email address, telephone number, mobile number and other contact information;
– date and place of birth;
– nationality;
– gender;
– employment details (position or profession, company or organization);
– interest areas;
– marital status;
– copies of identity documents (passport, national ID card, driver’s license, social security identification numbers);
– source of wealth;
– utility bill, bank statement.

KLEYR GRASSO may also collect and process other personal data when it is useful or necessary for the provision of its legal services.

When executing mandates conferred by clients, KLEYR GRASSO may act as a data processor with respect to data received from the client. In such cases, the processing to be executed by KLEYR GRASSO will be regulated by the Terms & Conditions of KLEYR GRASSO which take into account the requirements listed under article 28 of the GDPR.

3. Retention period

KLEYR GRASSO will process and store the relevant personal data for the duration of its legal services or for the duration of the business relationship. KLEYR GRASSO may also store the data for as long as it is necessary or required in order to fulfill legal, contractual or statutory obligations, or for the establishment, exercise or defense of legal claims, and in general where it has a legitimate interest to do so. With regard to the time limitations provided for by article 2276 of the Luxembourg Civil Code, KLEYR GRASSO may retain, but has no obligation to do so, the relevant personal data for a period of five (5) years after the termination of the services or the business relationship.

4. Your rights

You have the following rights:

(i) Access to your information: you have the right to access the personal information that KLEYR GRASSO holds about you at any time.

(ii) Data portability: you may ask KLEYR GRASSO to provide you with a copy of the personal information that KLEYR GRASSO holds about you.

(iii) Correction of your personal information: you have the right to ask KLEYR GRASSO to update and correct any out-of-date or incorrect personal information that we would hold about you.

(iv) Deletion of your personal information (the right to be forgotten): subject to article 2276 of the Luxembourg Civil Code, you have the right to ask KLEYR GRASSO to delete your personal information, to the extent that KLEYR GRASSO has no legal and/or regulatory obligations to keep such personal information.

(v) Restriction of processing of your personal information: you have the right to ask KLEYR GRASSO to restrict the processing of your personal information in case:

a. You disputed the accuracy of the personal information held by KLEYR GRASSO;
b. The processing is unlawful but you objected to the deletion of the personal data and request the restriction of the use instead;
c. KLEYR GRASSO no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but you require them for legal reasons;
d. You objected to processing and KLEYR GRASSO is investigating whether there are legitimate grounds to override your objection.

(vi) Automatic decision making: KLEYR GRASSO generally does not make decisions by purely automatic means, but if we do, you have the right to object.

(vii) Object
You have the right to object at any time to the processing of your personal data for any direct marketing (and related profiling) by KLEYR GRASSO. At the end of each digital mailing that you receive from KLEYR GRASSO, you can always change your mailing preferences via the ‘unsubscribe’ or ‘subscribe’ link. In short, you can always withdraw your consent.

If you wish to exercise any of the above rights, you can contact KLEYR GRASSO using the below contact details.

In addition you have the right to make a complaint with the local supervisory authority with respect to the way KLEYR GRASSO is processing your personal data or the way KLEYR GRASSO is handling your rights.

5. Your personal data and third parties

KLEYR GRASSO may disclose or transfer personal data collected by KLEYR GRASSO to other companies or subcontractors, located within or outside of the European Economic Area, for the purpose of the proper performance of the legal services KLEYR GRASSO provides to its clients. KLEYR GRASSO may, for example, disclose or transfer such personal data to bailiffs and notaries, but also to third party service providers who provide administrative, computer, payment, data processing, debt collecting, translations or other services. KLEYR GRASSO enters into data processing agreements with such subcontractors to ensure that they process your data, on our behalf, with the same level of security and confidentiality as applied by KLEYR GRASSO. KLEYR GRASSO may furthermore disclose or transfer personal data when we have received your consent to do so.

In addition, KLEYR GRASSO may disclose or transfer personal data for compliance purposes and/or to protect its rights or those of its clients and/or to prevent fraud. KLEYR GRASSO can also be obliged to disclose or transfer personal data to competent authorities in order to comply with its legal and/or regulatory obligations.

Except as described in this paragraph, KLEYR GRASSO will not disclose, transfer or sell your personal data to any third party unless you have consented to this.

6. Protection of your personal data

KLEYR GRASSO has taken appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against loss or any form of unlawful processing.

7. Website

KLEYR GRASSO is the controller of the data collected through its website (the “Website”).

Visitors are not required to disclose their personal data as a condition of using the Website. However, when visitors register, request publications or other information, sign up for newsletters and/or conferences and events, apply for jobs, KLEYR GRASSO collects personally-identifiable information. The personally-identifiable information collected may consist of information that you provide, such as names, mailing addresses, e-mail addresses, telephone and fax numbers, and, for recruiting purposes, any other personally-identifiable information on your resume.

KLEYR GRASSO stores technical data about every visit to the Website in the logfiles of the web-server. This data may include the IP-address, the name of the internet service provider, the operating system and the type of browser used by the visitors, date and time of the visit, the name(s) of the visited page(s), the amount of transferred data. KLEYR GRASSO analyses the data for statistical purposes and to administer and improve the Website. In no case KLEYR GRASSO will generate individual visitor profiles from the collected data, so that the anonymity of each individual visitor is maintained. The data will not be transmitted to third parties.

8. Changes to this Privacy Statement

KLEYR GRASSO reserves the right and is entitled to change this Privacy Statement at any time and for any reason whatsoever. We advise you to periodically review this Privacy Statement available on the website www.kleyrgrasso.com to be informed about how KLEYR GRASSO is protecting your privacy.

9. Contact

If you have any questions, comments, concerns or complaints in relation to this Privacy Statement, KLEYR GRASSO’s processing of your personal data or if you wish to exercise any of your rights, please contact our Data Protection Officer via the following email: askdpo@kleyrgrasso.com.


Déclaration de protection des données

La présente déclaration de protection des données à caractère personnel (la « Déclaration ») expose comment KLEYR GRASSO collecte et traite les données à caractère personnel (les « Données ») vous concernant.

1. Comment nous acquérons les Données vous concernant

KLEYR GRASSO acquiert les Données vous concernant comme suit :

1) Données directement transmises à KLEYR GRASSO

Dans le cadre de son activité professionnelle de cabinet d’avocats, KLEYR GRASSO collecte et traite des Données directement auprès de clients, clients potentiels, partenaires commerciaux, bénéficiaires économiques, prestataires de services, cocontractants, candidats potentiels et intermédiaires.

2) Données reçues de tiers

KLEYR GRASSO collecte et traite également des Données accessibles publiquement (Internet, réseaux sociaux, registres publics). KLEYR GRASSO peut en plus collecter et traiter des Données reçues de la part de tiers dans le cadre des Services ou en relation avec des obligations légales et/ou réglementaires applicables à KLEYR GRASSO.

2. Pourquoi et comment nous traitons les Données vous concernant

La présente section détaille le traitement de Données effectué par KLEYR GRASSO en tant que responsable du traitement, c’est-à-dire dans les cas de figure où KLEYR GRASSO détermine les finalités et les moyens de traitement et n’agit pas pour le compte d’un autre responsable de traitement.

Le traitement des Données par KLEYR GRASSO est nécessaire pour la prestation des Services et pour se conformer à ses obligations légales et/ou réglementaires (le terme « Services » désigne l’assistance juridique, les avis et services rendus par KLEYR GRASSO au client dans le cadre de la relation professionnelle de KLEYR GRASSO avec le client, et englobe toute représentation du client dans le cadre de procédures judiciaires et tout mandat spécial donné à KLEYR GRASSO aux fins de représentation du client dans une situation spécifique).

KLEYR GRASSO traite également des Données à des fins de marketing, pour améliorer l’efficacité de son site Web ainsi que pour des activités liées aux médias sociaux.

Lorsque le traitement des Données est nécessaire pour les intérêts légitimes professionnels poursuivis par KLEYR GRASSO, KLEYR GRASSO va considérer l’ampleur de l’impact potentiel sur la personne concernée et les droits dont celle-ci dispose conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel applicable. Dès lors que KLEYR GRASSO traite des Données pour ses intérêts légitimes professionnels, la personne concernée a le droit de s’opposer au traitement des Données la concernant.

Dans le cas où le traitement repose sur le consentement de la personne concernée, celle-ci a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le cas échéant, KLEYR GRASSO cessera tout traitement (sauf si des obligations légales et/ou réglementaires imposent à KLEYR GRASSO un traitement limité comme par exemple une conservation des Données). Le retrait du consentement n’aura aucune incidence sur le traitement effectué dans le passé.

La liste non-exhaustive qui suit fournit un aperçu des Données traitées par KLEYR GRASSO :

– nom et prénom (y compris initiales), adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, numéro de portable et autres données de contact ;
– date et lieu de naissance ;
– nationalité ;
– sexe ;
– activités professionnelles (titre et description de fonction, employeur) ;
– centre d’intérêts ;
– état civil ;
– copies des documents d’identité (passeport, carte d’identité, permis de conduire, numéro de sécurité sociale) ;
– sources de revenus ;
– factures, extraits bancaires.

KLEYR GRASSO peut aussi collecter et traiter d’autres Données si cela s’avère nécessaire pour la prestation des Services.

En cas d’exécution d’un mandat confié par un client, KLEYR GRASSO peut être amené à traiter les Données en tant que sous-traitant. Le cas échéant, le traitement des Données par KLEYR GRASSO sera régi par les Conditions Générales de KLEYR GRASSO et/ou un contrat spécifique tenant compte des exigences prescrites par l’article 28 du RGPD.

3. Durée de conservation

KLEYR GRASSO traite et conserve les Données pour la durée des Services ou de la relation professionnelle avec le client. KLEYR GRASSO peut également conserver les Données aussi longtemps que (i) cela s’avère nécessaire ou que cela soit exigé pour remplir ses obligations légales, contractuelles ou réglementaires, (ii) pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice et (iii) de manière générale dans tous les cas où KLEYR GRASSO a un intérêt légitime. Compte tenu de la prescription quinquennale instaurée par l’article 2276 du Code civil luxembourgeois, KLEYR GRASSO a le droit, mais pas l’obligation, de conserver les Données pour une période de cinq (5) ans après la fin des Services ou de la relation professionnelle avec le client.

4. Vos droits

En tant que personne concernée par un traitement, vous avez les droits suivants :

(i) Accès aux Données vous concernant : vous avez le droit d’accéder, à tout moment, aux Données vous concernant qui sont utilisées par KLEYR GRASSO.

(ii) Portabilité des Données vous concernant : vous avez le droit de demander à KLEYR GRASSO de vous fournir une copie des Données vous concernant qui sont utilisées par KLEYR GRASSO.

(iii) Rectification des Données vous concernant : vous avez le droit de demander à KLEYR GRASSO de rectifier les Données vous concernant qui sont inexactes.

(iv) Droit à l’effacement : sous réserve de l’article 2276 du Code civil luxembourgeois et sous réserve des obligations légales et/ou réglementaires imposant la conservation des Données, vous avez le droit de demander à KLEYR GRASSO d’effacer les Données vous concernant.

(v) Limitation du traitement des Données vous concernant : vous avez le droit de demander à KLEYR GRASSO de limiter le traitement des Données vous concernant dans les cas de figure suivants :

a. vous contestez l’exactitude des Données vous concernant utilisées par KLEYR GRASSO ;
b. le traitement des Données vous concernant est illicite, mais vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
c. KLEYR GRASSO n’a plus besoin des Données vous concernant aux fins de traitement, mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice et la défense de vos droits en justice ;
d. vous vous êtes opposé au traitement des Données vous concernant et KLEYR GRASSO vérifie le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par KLEYR GRASSO prévalent sur votre opposition.

(vi) Prise de décision automatisée : en principe KLEYR GRASSO ne recourt pas à des prises de décision automatisée, mais si cela est le cas, vous avez le droit de vous y opposer.

(vii) Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de Données vous concernant utilisées à des fins de prospection (y compris au profilage lié à une telle prospection). A la fin de chaque courriel que vous recevez de KLEYR GRASSO, vous pouvez toujours modifier vos préférences de communication via les links « unsubscribe » ou « subscribe ».

Si vous entendez exercer l’un de vos droits ci-dessus, vous pouvez contacter KLEYR GRASSO conformément à la section 9 ci-dessous.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle luxembourgeoise relative à la façon dont KLEYR GRASSO traite les Données vous concernant ou vos droits.

5. Les Données vous concernant et les tiers

KLEYR GRASSO a le droit de divulguer et de transférer des Données collectées par KLEYR GRASSO à d’autres sociétés/entités ou à des sous-traitants situés à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Espace Economique Européen lorsque cela s’avère nécessaire pour la prestation des Services. KLEYR GRASSO a ainsi le droit de divulguer et de transférer des Données, sans que cette liste ne soit exhaustive, à des huissiers et notaires, mais également à des prestataires de services administratifs, informatiques, de paiement, de traitement de données, de recouvrement, de traduction. Afin de garantir que les Données vous concernant soient traitées avec le même niveau de sécurité et de confidentialité que celui mis en œuvre par KLEYR GRASSO, un contrat spécifique sera conclu avec chaque sous-traitant. KLEYR GRASSO a également le droit divulguer et de transférer les Données vous concernant si vous y avez consenti.

En plus, KLEYR GRASSO a le droit de divulguer et de transférer des Données en relation avec ses obligations KYC/AML (anti-blanchiment) et/ou pour protéger ses droits et ceux de ses clients et/ou pour prévenir une fraude. KLEYR GRASSO peut être contraint à divulguer ou à transférer des Données à des autorités afin de se conformer à ses obligations légales et/ou réglementaires.

Sauf comme décrit dans la présente section 5, KLEYR GRASSO ne procédera pas à la divulgation, au transfert ou à la vente à un tiers des Données vous concernant, sauf si vous y avez consenti.

6. Protection des Données vous concernant

KLEYR GRASSO a mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’éviter la perte ou un traitement illicite des Données vous concernant.

7. Site Internet

KLEYR GRASSO est le responsable du traitement des Données collectées à travers son site Internet (le « Site »).

Pour la navigation sur Site, les visiteurs n’ont pas besoin de divulguer les Données les concernant. Toutefois, si des visiteurs sollicitent des publications ou d’autres informations, s’inscrivent dans la liste de diffusion pour recevoir nos newsletters et/ou nos invitations à des conférences et évènements ou posent une candidature, KLEYR GRASSO collectera des Données identifiables.

Les Données ainsi collectées peuvent concerner des informations que vous fournissez telles que des noms, adresses, adresses courriel, numéros de téléphone et de fax ainsi que toute autre information personnelle identifiable indiquée sur votre CV.

Lors de chaque visite sur le Site, certaines données techniques (les « Données Techniques ») sont automatiquement enregistrées dans un fichier spécifique sur le serveur du Site. Les Données Techniques peuvent inclure, sans que cette énumération ne soit exhaustive, l’adresse IP, le fournisseur d’accès à Internet, le système d’exploitation et le type de navigateur utilisé par le visiteur, date et heure d’accès au Site, la/les page(s) visitée(s), le volume de données transférées. KLEYR GRASSO analyse les Données Techniques à des fins statistiques ainsi que pour la gestion et l’amélioration du Site. Les Données Techniques collectées ne seront en aucun cas utilisées par KLEYR GRASSO pour procéder à un profilage des visiteurs du Site, de sorte que l’anonymat de chaque visiteur est sauvegardé. Les Données Techniques ne seront pas transmises à des tiers.

8. Modification de la présente Déclaration

KLEYR GRASSO se réserve le droit de modifier la présente Déclaration à tout moment et pour quelque raison que ce soit. Afin d’être informé comment KLEYR GRASSO protège les Données vous concernant, nous vous recommandons de consulter périodiquement la Déclaration sur le site Internet de KLEYR GRASSO : www.kleyrgrasso.com.

9. Contact

Si vous avez une question, un commentaire ou une réclamation en relation avec la présente Déclaration ou le traitement par KLEYR GRASSO des Données vous concernant ou si vous entendez exercer l’un de vos droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données en envoyant un courriel à l’adresse suivante: askdpo@kleyrgrasso.com.